- Det er ikke vanskelig å si at systemutvikling i sin natur kan være uforutsigbar. Å utvikle etter smidig metodikk har mange fordeler, men ikke alle er kjent med hva dette innebærer, sier hovedprosjektleder Øyvind Roseth.

Ved smidig systemutvikling utvikler vi hvert fagområde for seg, og hvert fagområde deles opp i mange små deler som utvikles i det som kalles "sprinter". I hver sprint, hvor det som er blitt utviklet også blir testet, tar vi høyde for at kravene til systemet vil kunne endre seg etterhvert som systemet tar form. Vi får altså en reell feedback fra brukerne som vi kan lære av underveis. Og vi kan også lettere styre utviklingen slik at det som er viktigst eller gir størst kost/nytte blir prioritert først, forklarer Roseth.

Setter brukerne i sentrum

Viveca Liodden, som er assisterende hovedprosjektleder og prosjektleder for systemleveranser i Prosjekt Modernisering av Folkeregisteret, skyter inn at smidig utvikling innebærer å utvikle det som gir mest verdi for brukerne først, tilpasset deres behov.

Det setter brukerne våre i sentrum ved et tett samarbeid med dem. Smidig metodikk gir utviklingen mye mer fleksibilitet. Det er også risikoreduserende å utvikle systemet stegvis med hyppige leveranser, og med et fokus på kontinuerlig læring for de som sitter og utvikler systemet, sier hun. Samtidig erkjenner både Roseth og Liodden at dette kan være utfordrende, spesielt for prosjektets eksterne omgivelser.

Våre planer for hva vi skal utvikle har faste rammer, men detaljeringsgraden er liten. Vi forstår at vi er mindre forutsigbare enn det viktige samarbeidsaktører som for eksempel Helsesektorene og NAV skulle ønske. I starten vet vi ikke alt og vi har ikke alle svarene, sier Roseth.

Tett involvering fra alle hold

– Vi ønsker å understreke at alle parter vil bli informert og kontaktet i god tid i forkant. Så snart vi har informasjon som er aktuell, så tar vi kontakt og sier i fra, understreker Liodden. Vi er rett og slett nødt til å være tålmodige med hverandre, selv om det kan oppleves som frustrerende fra tid til annen. Men vi er ikke i tvil om at smidig utvikling i all hovedsak gagner oss alle, og spesielt brukerne, avslutter Liodden med et smil.

Så skal det som lages også bli tatt i bruk

– Å innføre et helt nytt folkeregister, som går fra å være en stor database til et saksbehandlings-system med nye skjermbilder, nye prosesser, nye rutiner og enkelte nye elementer i innholdet, er en stor oppgave i seg selv, sier Therese Bermann Fischer, som er innføringsansvarlig for Prosjekt Modernisering av Folkeregisteret. Med smidig utvikling legges små deler som er utviklet i produksjon så snart de er klare. Målet er at det skal tas i bruk med en gang, dette er positivt for å se at det som er utviklet fungerer som det skal. Men for brukerne vil det være utfordrende å stadig få små endringer, mange av disse små endringene gir heller ingen opplevd verdi. For brukeren er det interessant først når mange små endringer utgjør en fullverdig arbeidsprosess. Derfor har prosjektet utviklet metoden "innføringspakker", der prosjektet sammen med våre samarbeidspartnere innen det aktuelle fagområdet har blitt enige om hvilke deler som skal være utviklet og i produksjon, før det innføres for sluttbrukerne.

– Innføringspakkene må ikke være for store, slik at vi forringer målsettingen i smidig utvikling, men de må heller ikke være for små slik at ikke brukerne ser helheten og forstår endringen godt før den innføres, sier Fischer, og fortsetter: – Med innføringspakker kan vi planlegge helhetlig for både kommunikasjon, opplæring og pilotdrift sammen med våre sentrale interne og eksterne interessenter.

Først ut er rekvisisjon av d-nummer til asylsøkere

– I første omgang innføres rekvisisjon av d-nummer til asylsøkere. Dette er det utviklet opplæringsmateriell på, og det er dette avgrensede området vi først skal innføre, forklarer Fischer.

– Vi skal sørge for at alle som skal jobbe i de nye skjermbildene etter nye prosesser og rutiner, får informasjon, blir opplært og involvert i rett tid. Det betyr også at opplæring ikke kan komme for tidlig, den bør skje til riktig tid og før man tar i bruk et nytt område.

Litt vondt før det blir bra

– I en periode på tre år vil saksbehandlere oppleve at de vil måtte jobbe både i eksisterende og modernisert folkeregister. Funksjonalitet i det eksisterende Folkeregisteret erstattes gradvis av funksjonalitet i modernisert løsning etterhvert som denne innføres, sier Roseth.

- I 2020, når et flunkende nytt folkeregister står klart, har reisen neppe vært helt smertefri. Men gjennom gode metoder, dyktige medarbeidere og et tett og godt samarbeid med våre interne og eksterne samarbeidsaktører, er vi trygge på at vi vil levere et nytt og effektivt folkeregister av høy kvalitet. Det nye Folkeregisteret vil gjøre samhandling om personinformasjon i både det offentlige og private langt mer effektivt enn i dag.