De fleste kommuner bruker opplysninger fra Folkeregisteret og andre registre, som grunnlag for egne tjenester. Etter at nye kommunenummer trer i kraft 01.01.2020, vil det ikke være mulig å ta ut opplysninger fra registrene på de gamle kommunenumrene. Det betyr at tilganger, og uttrekk fra registrene må endres i tråd med innføringen av nytt kommunenummer og ny kommunestruktur.

Her har vi samlet svar på de viktigste spørsmålene rundt tilgang til registerdata i forbindelse med kommune- og regionreformen.

Hvem er berørt?

1. Kommuner som slås sammen
2. Fylkeskommuner som slås sammen

Endres ikke tilgangen automatisk?

Nei, det gjør den ikke. Endringen må gjøres manuelt, etter at kommunen eller fylkeskommunen har gitt EVRY beskjed om hvilke avtaler, tilganger, tillatelser, integrasjoner og uttrekk som skal slettes, videreføres eller endres.

Hvilke konsekvenser vil det gi om kommunen ikke foretar seg noe?

De gamle kommunenumrene vil ikke være i bruk etter 01.01.2020.

Dersom man ikke endrer kommunenummer på uttrekkene kan det medføre at man ikke lengre får opplysninger på filene, og dermed ikke får oversikt over innbyggere. Kommunene må også ta et ekstra uttrekk av listene før nyttår. Dersom dette ikke blir gjort mister man informasjon om endringer som er skjedd i perioden fra forrige uttrekk og frem til nyttår. Hvor mange endringer man risikerer å miste er relatert til hvilken uttrekksfrekvens som er avtalt.

Konsekvensen kan være at man mister informasjon om inn- og utflytting, døde og nyfødte. Man kan også miste informasjon om barn/foresatte på skoler, informasjon om likningsmottagere eller hvem som mottar servicetjenester rundt for eksempel vann og avløp.

Hvem har ansvaret for å gjennomføre nødvendige endringer?

EVRY administrerer kommunen/fylkeskommunens registertilganger, tillatelser, uttrekk og avtaler. Kommunen/fylkeskommunen må selv gi beskjed til EVRY om hvilke endringen som skal gjøres, og hvordan tjenestene skal administreres i ny kommune/fylkeskommune.

Når det er besluttet hvilke oppdrag som skal videreføres vil vi i EVRY gjennomføre avtalte endringer, og sørge for at nødvendige avtaler og tilganger er på plass i god tid før 1.1.2020.

Hvilke registertjenester vil bli påvirket av nye kommunenumre?

Oversikten over hvilke registeruttrekk din organisasjon benytter, finnes i våre systemer og vi vil bistå med å skaffe en totaloversikt. De fleste kommuner og fylkeskommuner legger til grunn en utstrakt bruk av opplysninger fra Folkeregisteret (og andre offentlige registre), gjennom mange forskjellige kanaler og fagsystemer. Enkelte kommuner har mer enn 100 leveranser bare for bruk av folkeregisterdata.

Hva er EVRYs rolle?

EVRY administrerer registertilganger, tillatelser, og avtaler. Vi tilbyr søk via infotorg.no, vask og oppdatering av dataregistre, uttrekk av ulike typer registerdata samt vedlikehold av porteføljer.

Hva kan EVRY bidra med i forbindelse med sammenslåingen?

EVRY hjelper kommunen og fylkeskommunen med å kartlegge registeravtalene i de kommunene som skal slås seg sammen og tilbyr en oversikt som viser:

• Hvilke avtaler foreligger i de ulike kommunene/fylkeskommunene?
• Hvilke tillatelser finnes i de ulike kommunene/fylkeskommunene?
• Hvilke tilganger har den enkelte kommune/fylkeskommunene i dag?
• Hvilke registeruttrekk gjør kommunene/fylkeskommunene i dag?
• Hvilke integrasjoner og IP-adresser benyttes?

Denne oversikten kan benyttes som grunnlag når din kommune/fylkeskommune skal beslutte hvilke avtaler, tilganger og oppdrag som skal videreføres i den nye kommunen/fylkeskommunen.

EVRY gjør deretter endringer i kommunene/fylkeskommunenes tilganger til ekstern registerinformasjon, fakturamottakere, integrasjons-identer og uttrekk.

Hvorfor er dette en betalt tjeneste?

For at kommuner/fylker skal ha tilgang til nødvendig ekstern informasjon for saksbehandling og kundedialog må det gjøres endringer i kommunenes/fylkenes oppdrag hos oss. Dette er en jobb vi gjerne gjør, men som vi ser oss nødt til å ta betalt for grunnet det store omfanget av endringer som følger av sammenslåingene.

Hvorfor må en liten kommune betale like mye som en stor kommune?

Om en kommune er liten eller stor har mindre betydning i denne sammenhengen fordi de fleste kommuner har omtrent de samme uttrekkene og type tilganger. Dermed vil jobben stort sett være den samme for oss, enten det er en stor kommune eller liten.

Hva innebærer dette for oss i kommunen / fylkeskommunen?

Dere returnerer signert avtale til oss, så vil dere motta en oversikt over alle registeravtaler, tilganger, fakturamottakere og tjenester de berørte kommunene/fylkene har hos oss i dag. Deretter må dere bestemme hvilke registeravtaler, tilganger, fakturamottakere og oppdrag som dere vil få bruk for videre, og eventuelt hvilke som skal avsluttes.

Om kommunen endrer til nytt org.nr. må dere registrere dere som ny kunde.

Hvor kan vi henvende oss for flere spørsmål?

For flere spørsmål benytt gjerne kontaktskjema under. Si gjerne ifra om dere ønsker å bli oppringt og legg ved et telefonnummer vi kan nå dere på. Vi vil dermed ta kontakt så snart det lar seg gjøre.

Her kan du lese mer om kommune- og regionsreformen.

Digital sammenslåing er ressurskrevende. Les KS råd til kommuner som skal slås sammen.

Antall kommuner reduseres fra 429 til 358. Se oversikten over de nye kommunene her.

Fra 2020 er det bare 11 fylker i Norge. Se oversikten over de nye fylkene her.

Her finner du mer informasjon om kommune og region-reformen.